L’organisation d’un événement professionnel peut être une balade de santé si vous maîtrisez les différentes étapes à respecter pour sa réussite. En revanche, elle peut s’apparenter à un casse-tête pour d’autres. Voici nos conseils pour réussir l’organisation de votre événement professionnel.
Définir en amont les éléments importants du projet
Les événements professionnels existent sous divers types : séminaires, teambulding, voyage incentive, etc. Avant de commencer l’organisation de l’événement, il est donc nécessaire de définir les différents paramètres du projet. Quel est le budget de l’événement ? A quelle (s) date (s) sera-t-elle tenue ? Allez-vous convier un public interne ou externe ? Quel est le message à véhiculer ? Quelles sont les grandes lignes du programme à dérouler ? Les réponses à l’ensemble de ces questions vous permettent d’avoir un aperçu plus net de votre événement pour pouvoir effectuer un brief général. La plus belle façon de réussir, est d’organiser votre événement au palais des congrès à Saint-Malo.
Débutez les démarches
Une fois que vous avez établi un brief général, vous pouvez mettre en place les différentes étapes de votre événement en ayant une vision précise des besoins en termes d’animations, de location de salle et d’équipements, de restauration, etc. Dans le cas où vous organisez un séminaire d’entreprise par exemple, vous pourriez avoir besoin de louer une salle équipée d’un ensemble de matériels et disposant d’un accès internet, de recourir aux services d’un traiteur, de faire concevoir des présents et de prévoir des activités pour l’animation. Pensez ensuite à faire appel à des prestataires pour la réussite de votre événement professionnel. Pour ne rien oublier, établissez également un check-list des choses à faire avant pendant et après l’événement.
Envoyez les invitations au plus tôt.
En ce qui concerne l’envoi des invitations, il est impératif de l’effectuer au plutôt pour vous assurer que les participants seront disponibles le jour J. Si l’événement se déroule dans une même localité, elles doivent être envoyées au minimum 3 semaines à l’avance pour laisser du temps aux invités de s’organiser.
Pour un voyage incentive, l’envoi des faire-part doit se faire plusieurs mois avant la date retenue pour la tenue de l’événement. Les participants pourront ainsi réaliser les procédures requises pour toute sortie du territoire, mais également obtenir des tarifs de vols préférentiels.