L’organisation d’une soirée événementielle ne doit pas se faire à l’aveuglette. Elle requière un savoir-faire et une bonne préparation des différentes phases par lesquelles vous devez passer. Pour réussir votre événement, voici 5 conseils pratiques que vous pouvez suivre.
Choisissez le lieu de l’événement avec soin
Le choix du lieu de l’événement doit se faire avec soin. Veillez à ce que l’endroit puisse recevoir le nombre d’invités prévu pour la soirée. Privilégiez un lieu où les invités se sentiront à leur aise, et assurez-vous à ce que l’espace soit suffisamment spacieux.Gardez à l’esprit que les frais de location sont plus élevés pour les locaux en centre-ville. Un lieu desservi par les transports public sera idéal.
N’oubliez pas de faire un tour sur internet pour faire vos recherches. Vous serez certain de trouver des visuels des salles, mais vous aurez également tous les renseignements indispensables avant de visiter. Vous pourrez vérifier si le propriétaire du bien propose une location mobilier moderne.
Organisez votre bar
L’organisation de votre bar impacte aussi la réussite de votre soirée. Sachez que les besoins en alcools varient d’un événement à un autre (mariage, événement estudiantin…), voilà pourquoi vous devez les choisir minutieusement. Faites un suivi continu de vos ventes pendant toute la soirée.
Privilégiez les fournisseurs en boissons alcoolisés qui se chargent de la reprise des boissons restantes.
Choisissez les bonnes animations
Pour assurer l’ambiance pendant l’événement, pensez à faire appel à un DJ professionnel de renom. Si vous avez assez de budget, vous pouvez même inviter des animateurs professionnels qui feront chauffer l’atmosphère.
Assurez la sécurité
Certaines salles sont proposées à la location avec un contrat incluant la sécurité des lieux. Que ce soit le cas de votre salle ou non, assurez-vous de garantir la sécurité de vos invités, en engageant des éléments experts en la matière.
N’hésitez pas à rappeler aux convives de prendre le taxi ou le VTC après la soirée.
Respectez votre planning de communication
Pour réussir une soirée événementielle, vous devez avoir mis au point un planning de communication précis et détaillé. N’oubliez donc pas de promouvoir l’événement que vous organisez des semaines, voire des moins en avance. Vous pouvez vous servir de différents supports de communication pour faire connaître la date et le lieu de votre soirée événementiel. Vous pouvez distribuer des flyers, poster des publications sur les réseaux sociaux ou coller des affiches un peu partout dans le quartier.